Ein Sekretariatsservice ersetzt das eigene Sekretariat auf Dauer oder auf Zeit, kann aber auch die ständigen Mitarbeiter in Spitzenzeiten oder in Ausnahmesituationen entlasten.
Sekretariatsservice: ein Sekretariat, wenn es benötigt wird
Freiberufler, zum Beispiel Architekten, Unternehmer, deren Aktivitäten häufige Auslandsaufenthalte erfordern, Unternehmensgründer in der Aufbauphase benötigen zur Optimierung ihrer Arbeitsergebnisse die Leistungen eines gut ausgestatten, personell kompetent besetzten und während der üblichen Geschäftszeiten erreichbaren Sekretariats. Aber in vielen Situationen ist die „eigene“ Sekretärin nicht sinnvoll, weil zum Beispiel ein zu den gewünschten Zeiten verfügbares Sekretariat nicht ausgelastet werden kann, eine festangestellte Sekretärin noch nicht in das Budget passt oder diese Leistungen nur temporal benötigen werden.
 Andere Unternehmen sind für den normalen Geschäftsbetrieb personell und technisch optimal ausgestattet, haben aber durch saisonal bedingte Auftragsspitzen oder durch außergewöhnlich umfangreiche Aufträge Engpässe im Sekretariatsbereich. Bisweilen muss aber auch eine festangestellte Mitarbeiterin bzw. ein festangestellter Mitarbeiter vorübergehend ersetzt werden, beispielsweise während der Mutterschutzzeit, des Erziehungsurlaubs oder bedingt durch eine längerfristige Erkrankung.
Bei diesen, aber auch bei vielen anderen Konstellationen kann ein Sekretariatsservice die perfekte Lösung sein.
Diese Leistungen sollte ein Sekretariatsservice unter anderem bieten:
Ein Telefonservice nimmt eingehende Anrufe in der vereinbarten Zeitenspanne im Namen des Auftragsgebers – und bei Bedarf – auch in verschieden Sprachen entgegen. Die Nachrichten, Bestellungen, Reklamationen oder Wünsche des Anrufers werden korrekt und umfassend aufgenommen und dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt oder nach Absprache erledigt. Darüber hinaus sollte es möglich sein, dass Anrufe direkt an den Auftraggeber weitergeleitet werden können.
Entlasten Sie Ihre Sekretärin!
Die eingehende Post, der Fax- und E-Mail-Eingang wird angenommen, weitergeleitet oder entsprechenden den getroffenen Absprachen bearbeitet. Die Korrespondenz, wird je nach Wunsch, entsprechend vorliegender Vorgaben, anhand von Textbausteinen oder nach Diktat erledigt. Serienbriefe können erfasst, gedruckt und versandt werden. Mailings werden zusammengestellt und an die gewünschten Adressen versandt und Kopien können angefertigt und weiterverarbeitet werden.
 Der Service vereinbart und koordiniert Termine, führt den Terminkalender und stellt sicher, dass der Auftraggeber über alle Termine informiert ist und ggf. erinnert wird. Die Geschäftsreisen werden umfassend organisiert und betreut: Der Sekretariatsservice ist in der Lage, die Reisen zu planen, alle notwendigen Buchungen vorzunehmen und anschließend die Reisekostenabrechnungen zu erstellen.
Wirklich perfekt ist ein Sekretariatsservice allerdings nur, wenn die Tarife für die einzelnen Leistungen vor der Auftragserteilung eindeutig formuliert und somit die Gesamtkosten zuverlässig planbar sind. Kontaktieren Sie uns und wir erstellen ein persönliches Angebot für Sie.
Weiterer Artikel zum Thema Sekretariatsservice:
« zurück |
