Die 7 häufigsten Probleme mit 1st Level support Outsourcing und wie man sie löst

In einer idealen Welt werden Sie Ihren First, Second oder Third Level Support nie an einen externen Dienstleister outsourcen müssen, aber die Realität sieht oft anders aus. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die häufigsten Probleme beim Support Outsourcing vor und geben Ihnen konkrete Tipps, wie Sie diese mildern können.

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum sich immer mehr Unternehmen dafür entscheiden, einige ihrer Aufgaben auszulagern. Einer der Hauptgründe ist die Kosteneffizienz. Durch den Zugang zu einem größeren Talentpool und die allgemeine Effizienz, die durch die Fähigkeit, sich auf Ihre Hauptziele zu konzentrieren, angetrieben werden, spielen aber auch andere Faktoren eine wichtige Rolle.

Outsourcing ist keine neue Strategie in der Geschäftswelt. Seit den 1990er Jahren können Unternehmen Aufgaben an externe Dienstleister vergeben, um Kosten zu sparen und sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Kein Wunder, dass laut K&C die globale Marktgröße für ausgelagerte Dienstleistungen im Jahr 2020, 556 Milliarden US-Dollar betrug, mit einer Prognose, dass sie bis 2025 auf 806 Milliarden steigen wird. 

Auch wenn es immer mehr zu einer alltäglichen Praxis geworden ist, gibt es noch viele Bedenken in Bezug auf das Outsourcing. Diese können von der Qualität der Arbeit bis hin zur Zuverlässigkeit des Anbieters reichen. Wenn Sie erwägen, einen Teil Ihrer Geschäftstätigkeit auszulagern, sollten Sie sich zunächst mit den häufigsten Problemen befassen, die bei der Implementierung von Outsourcing auftreten können. Was sie sind und wie sie vermieden werden können, beantworten unsere Experten.

Unsere Experten nennen die Top 7 Probleme des Outsourcings

Die Entscheidung, Projekte oder Aufgaben an einen externen Dienstleister zu übertragen, ist keine einfache. Es gibt viele Dinge zu berücksichtigen und es kann schwierig sein, sich auf die richtige Person oder das Unternehmen zu verlassen. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen unsere Top 7 Tipps für das Outsourcing Ihrer Projekte geben, damit Sie problemlos von den Vorteilen des Outsourcings profitieren können.

Problem Nr. 1: Mangelnde Erfahrung mit Outsourcing

Es kann schwierig sein, mit jemandem zu arbeiten, dem Sie nicht vertrauen oder mit dem Sie noch nie zuvor gearbeitet haben. Es ist wichtig, klar zu kommunizieren, was Sie erwarten und was der andere erwarten kann.

Besonders wenn Sie Outsourcing in Erwägung ziehen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Erwartungen an die Zusammenarbeit klar definieren. Wenn Sie nicht genau wissen, was Sie möchten, können Sie sich leicht in einer unkoordinierten Situation wiederfinden, in der keine Seite weiß, was die andere tut. Dies kann zu Frustration und Fehlern führen und am Ende mehr Zeit und Geld kosten als erwartet.

Lösung: Einen erfahrenen Anbieter wählen.

Wenn Sie neu in der Welt des Outsourcings sind, können Sie möglicherweise nicht genau wissen, was Sie erwarten sollen. Dies kann dazu führen, dass Sie Risiken eingehen, die Sie möglicherweise nicht einmal kennen. Zum Beispiel könnten Sie einen Anbieter beauftragen, ohne die erforderlichen Qualifikationen zu überprüfen. Oder Sie könnten versuchen, einem Anbieter zu viel zu sagen, anstatt ihm genügend Freiheit zu geben, um seine Arbeit zu machen.

Wenn Sie sich entscheiden, Outsourcing anzugehen, ist es wichtig, sich an einen erfahrenen Anbieter zu wenden. Ein erfahrener Anbieter wird Sie durch den Prozess führen und Ihnen helfen, Engpässe zu vermeiden und mögliche Risiken zu mindern. Sie helfen Ihnen bei der Definition Ihrer Anforderungen und unterstützen Sie bei der Suche nach den besten Leuten für den Job.

Aber am Ende des Tages ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Outsourcing riskant ist. Wenn Sie bereit sind, dieses Risiko einzugehen, wird der richtige Anbieter da sein, um Sie bei jedem Schritt zu unterstützen.

Problem Nr. 2: Mangelndes Fachwissen bei der ausgelagerten Aufgabe

Wenn Sie sich für das Outsourcing entscheiden, sollten Sie sich auch darüber im Klaren sein, dass Sie möglicherweise nicht über die notwendigen Fachkenntnisse verfügen, um die Ergebnisse Ihrer Arbeit richtig beurteilen zu können. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie sich für einen Drittanbieter entscheiden und dieser Ihnen die Aufgabe überträgt. In diesem Fall ist es wichtig, dass Sie sich vorab über die Unterschiede bei den einzelnen Technologien und Lösungen informieren. Andernfalls laufen Sie Gefahr, falsch eingeschätzt oder falsch eingestellt zu werden.

Lösung: Wissenslücke schließen.

Es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass Sie die bestmögliche Arbeit für Ihr Geld bekommen. Zuerst sollten Sie klare Leistungsstandards für das Projekt festlegen. Dies bedeutet, dass Sie genau wissen müssen, was Sie von dem Anbieter erwarten und wie das Ergebnis aussehen soll. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass der Anbieter weiß, was Sie erwarten und dass er die Arbeit entsprechend ausführen kann.

Zweitens sollten Sie überlegen, ob Sie jemanden intern einstellen möchten, der sich um die Überwachung der Arbeit des Anbieters kümmert. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie keine Zeit oder kein Interesse daran haben, sich selbst um die Überwachung zu kümmern. Jemand anderes kann sich um die Einhaltung der Leistungsstandards kümmern und sicherstellen, dass alles reibungslos verläuft.

Drittens sollten Sie sich immer an einen erfahrenen und vertrauenswürdigen Anbieter wenden. Dies ist wichtig, damit Sie sicher sein können, dass der Anbieter weiß, was er tut und Ihnen bei der Umsetzung Ihrer Ideen helfen kann. Erfahrene Anbieter haben in der Regel auch ein gutes Verständnis dafür, wie verschiedene Arten von Projekten ablaufen und was Sie als Kunde erwarten können.

Falls Sie also Schwierigkeiten haben, den richtigen Anbieter für Ihr Projekt zu finden oder falls Sie einfach nur sicherstellen möchten, dass Sie die bestmögliche Arbeit für Ihr Geld bekommen, sollten Sie diese Tipps befolgen.

Problem Nr. 3: Schlechte Kostenschätzung

Eine schlechte Kostenschätzung beim Outsourcing kann teuer werden. Wenn Sie nicht genau wissen, was Sie brauchen, können Sie zu viel bezahlen oder Ihr Projekt kann sich verzögern. Beides kann Ihr Unternehmen Geld kosten.

Outsourcing ist eine großartige Möglichkeit, um Kosten zu sparen und Ihr Unternehmen voranzutreiben. Aber es ist wichtig, dass Sie genau wissen, was Sie tun und was es kostet. Zu oft sehen Unternehmen, die outsourcing ihre erste Erfahrung mit dem Thema sind, schreckliche Schätzungen von den Kosten und Zeitplänen für ihre Projekte. Dies führt zu Enttäuschung und Frustration auf beiden Seiten.

Lösung: klare Projektanforderungen festlegen

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die genauen Anforderungen für das Projekt zu definieren, finden Sie eine erfahrene Firma oder einzelne freiberufliche Mitarbeiter, die Ihnen bei dieser Aufgabe helfen können. Stellen Sie so viele Fragen, wie Sie sich vorstellen können, um festzustellen, wie das Preismodell funktioniert, um unerwartete Kosten zu vermeiden. Erklären Sie dem Anbieter Ihre Budgetbeschränkungen, um Missverständnisse in Zukunft zu vermeiden.


Problem Nr. 4: Auswahl des richtigen Anbieters

Wenn Sie sich für das Outsourcing Ihrer Arbeiten entscheiden, müssen Sie einen geeigneten Anbieter finden. Dies ist jedoch nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Es gibt eine Reihe von Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen wählen.

Einer der wichtigsten Faktoren bei der Auswahl eines Outsourcing-Anbieters ist die Größe des Unternehmens. Ein kleines Outsourcing-Unternehmen lässt Ihnen keinen Raum für Wachstum, da es sich nicht einfach vergrößern oder verkleinern lässt. Ein Outsourcing-Unternehmen in Unternehmensgröße könnte einen weniger persönlichen Ansatz verfolgen und Ihnen zu viel für Ihr Projekt in Rechnung stellen.

Daher ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, um verschiedene Anbieter zu vergleichen und herauszufinden, welches Unternehmen am besten zu Ihnen passt. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen finden und dass Sie am Ende zufrieden sind.

Lösung: Finden Sie den Mittelweg.

Outsourcing ist eine großartige Möglichkeit, Kosten zu sparen und Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Allerdings sollten Sie bei der Auswahl eines Outsourcing-Unternehmens vorsichtig sein und sicherstellen, dass es Ihren Bedürfnissen entspricht. Wenn Sie sich noch in der Gründungsphase befinden, ist es wahrscheinlich am besten, einen internen Spezialisten einzustellen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Kosten für das Outsourcing-Unternehmen nicht zu hoch sind und dass Sie die Qualität der Arbeit erhalten, die Sie benötigen.

Mehr aus unserem Blog

Problem Nr. 5: Schlechter Wissenstransfer

Das fünfte Problem, das bei einem Outsourcing auftreten kann, ist ein schlechter Wissenstransfer. Dieses Problem ist sowohl aus Sicht des Auftraggebers als auch aus Sicht des Anbieters relevant.

Beim Umgang mit den Projektergebnissen nach Beendigung der Beziehung zum Anbieter kann es zu negativen Ergebnissen kommen. Wenn sie keine klare Dokumentation geführt haben, könnten Sie auf einige Funktionen stoßen, die Ihnen unklar sind. Wenn der Anbieter andererseits ein laufendes Projekt von Ihnen ohne transparentes Wissenstransfer Verfahren übernimmt, kann er Ihre Erwartungen möglicherweise nicht erfüllen.

Ein schlechter Wissenstransfer ist daher sowohl für den Auftraggeber als auch für den Anbieter ein Risiko und sollte daher vermieden werden.

Lösung: Führen Sie eine übersichtliche und umfassende Dokumentation.

Ein detaillierter Wissenstransferplan ist die Grundlage für ein erfolgreiches Outsourcing-Projekt. Dieser Plan sollte alle notwendigen Funktionen, Technologien und Logiken enthalten, damit der Anbieter das Projekt verstehen und umsetzen kann. Sollten trotzdem noch Fragen offen bleiben, können Telefonate oder Besprechungen mit dem Outsourcing-Unternehmen und den jeweiligen Spezialisten organisiert werden, um diese zu klären.

Problem Nr. 6: Schlechtes Teammanagement und schlechte Kommunikation

Eines der häufigsten Probleme in Unternehmen ist die schlechte Kommunikation. Viele Unternehmen haben keine klaren Richtlinien, wie man kommunizieren soll. Dadurch wird es sehr schwierig, effektiv zu kommunizieren. Dies führt oft dazu, dass Missverständnisse entstehen und Fehler passieren.

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Egal, wie sehr Sie sich bemühen, es gibt immer ein Kommunikationsproblem, wenn Sie Ihr Team nicht richtig führen können. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter, Ihr Team oder das Unternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten, nicht kennen, können Sie nicht wissen, was sie brauchen oder was ihnen am besten gefällt. Auch wenn Sie eine enge Beziehung zu Ihrem Team haben, können Sie sich manchmal nicht auf eine Sache einigen. Wenn Sie keine Lösung für dieses Problem finden, kann es zu einem großen Kommunikationstau kommen.

Lösung: Kontinuierliche Kommunikation implementieren.

Stellen Sie sicher, dass Kommunikation ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsablaufs ist – integrieren Sie Anrufe, Feedback-Schleifen und andere Kommunikationstechniken in Ihren Projektplan. Wenn möglich, können Sie auch die Büros des anderen besuchen, um persönliche Treffen zu haben, die ein besseres Verständnis ermöglichen und die Empathie erhöhen. Verwenden Sie schließlich Projektmanagement-Tools wie JIRA und Trello, um miteinander synchronisiert zu sein, und erstellen Sie ein gemeinsames Board, um technische Prozesse zu teilen.

Problem Nr. 7: Einen vertrauenswürdigen Anbieter finden

Einer der häufigsten Gründe für ein schiefgelaufenes Outsourcing ist die Zusammenarbeit mit einer ungeeigneten Agentur. 

Es ist sehr wichtig, dass du dich für eine seriöse Agentur entscheidest, die dir qualitativ hochwertige Arbeit liefern kann. Wenn du dir nicht sicher bist, ob eine Agentur vertrauenswürdig ist oder nicht, gibt es ein paar Anzeichen, auf die du achten solltest.

Zunächst sollte die Agentur über eine gute Reputation verfügen. Sie sollte viele positive Bewertungen von zufriedenen Kunden haben. Auch sollte sie bereits lange im Geschäft sein und viele Erfahrungen mit dem Outsourcing von Projekten haben.

Ein weiteres Anzeichen für eine vertrauenswürdige Agentur ist der Schreibstil in ihren Kommunikationen. Eine seriöse Agentur wird immer höflich und förmlich sein und einen professionellen Eindruck machen. Außerdem sollte die Agentur leicht zu erreichen sein und schnell auf Anfragen reagieren.

Wenn du dir also unsicher bist, ob eine bestimmte Agentur vertrauenswürdig ist oder nicht, solltest du diese Punkte beachten. Dann hast du eine bessere Chance, einen Anbieter zu finden, der qualitativ hochwertige Arbeit liefern kann und mit dem du dich gut verstehst.

Lösung: Führen Sie Ihre Due-Diligence-Prüfung durch.

Wenn Sie online nach Informationen über ein Unternehmen suchen, kann es manchmal schwierig sein, die wahre Geschichte herauszufinden. Eine Website kann vollständig positive Bewertungen haben, während eine andere eine Reihe negativer Kommentare enthält. In diesem Fall ist es wichtig, zuverlässige Ressourcen zu überprüfen und sich nicht von den verärgerten Mitarbeitern beeinflussen zu lassen, die schlechte Bewertungen hinterlassen. Stattdessen sollten Sie sich auf die Daten konzentrieren, die tatsächlich Auskunft über die Leistung des Unternehmens geben.

Fazit

Wenn Outsourcing neu für Sie ist, werden Sie wahrscheinlich zuerst mit einigen Herausforderungen konfrontiert, aber wenn Sie unseren 3 Tipps für die Suche nach einer zuverlässigen Outsourcing-Agentur befolgen, werden Sie leicht dorthin gelangen.

  1. Achten Sie auf die Erfahrung einer Agentur
  2. Lesen Sie die Bewertungen, die das Unternehmen hat
  3. Wählen Sie eine Agentur mit einem engagierten Team, dem Sie vertrauen können

KONTAKT

Wir haben in der Vergangenheit mit vielen Technologien und auch mit vielen verschiedenen Unternehmen zusammengearbeitet. Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Sie eine vertrauenswürdige Agentur benötigen, um einige Kompetenz- oder Wissenslücken zu schließen, wenden Sie sich an unser Team von Spezialisten, die Ihre Fragen gerne beantworten und Ihnen bei jedem Schritt des Outsourcing-Prozesses helfen werden.