Cloud-Implementierung: Herausforderungen und Tipps für die richtige Umsetzung

In Anbetracht des geradezu rasanten technologischen Fortschritts erklimmen die Ansprüche an IT-Lösungen in Unternehmen neue Höhen. Fernab von schillernden Begriffen wie KI und ChatGPT sind etliche Firmen genötigt, kreative Pfade zu beschreiten, um ihre internen und externen Prozesse auf Vordermann zu bringen. Die Fülle an verfügbaren Cloud-basierten Lösungen erweist sich als besonders vielversprechend, um im Handumdrehen Effizienzsteigerungen aus dem Hut zu zaubern – ob in der Kollaboration miteinander oder in den Kerndienstleistungen für die Kundschaft. Bevor man jedoch voller Elan Migration oder Anbindung in Angriff nimmt, gilt es, tiefgründige Vorüberlegungen anzustellen. Da zahlreiche Cloud-Anbieter ihren Ursprung in den USA haben, tauchen beispielsweise immer wieder Fragezeichen bezüglich der Befolgung europäischer Datenschutzgesetze auf.

Vor allem aber steht man vor der Gretchenfrage, ob Cloud-Applikationen mit Bordmitteln oder durch externe EDV-Dienstleister realisiert werden sollen. In diesem Artikel beleuchten wir nicht nur die allgemeinen Herausforderungen, sondern werfen auch einen Blick auf die Vor- und Nachteile beider Ansätze und geben Tipps, wie man das richtige IT-Systemhaus findet.

Welche Herausforderungen birgt die Implementierung von Cloud-Lösungen für Ihr Unternehmen?

Auswahl der geeigneten Plattform

Die Anforderungen mögen definiert sein, aber bei der Auswahl der richtigen Cloud-Plattform ist es ein bisschen wie bei der Suche nach den perfekten Jeans – viele sehen auf den ersten Blick gut aus, aber nicht jede passt. Die folgenden Aspekte sollten auf jeden Fall Berücksichtigung finden.

Informationssicherheit

Nicht erst in Zeiten von Ransomware ist die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten eine der wichtigsten Anforderungen. Unternehmen müssen darauf achten, dass alle Daten in der Cloud gut verschlüsselt sind und der Anbieter durch geeignete Backup- und Verfügbarkeitsgarantien Ihr Vertrauen verdient.

DSGVO-Konformität

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein für viele anstrengendes, aber dennoch unvermeidliches Thema. Gerade bei der Einbindung von US-amerikanischen Cloud-Lösungen muss angesichts der EuGH-Rechtsprechung (Stichwort: Schrems II) sehr sorgfältig darauf geachtet werden, Datenschutzprinzipien einzuhalten und transparente Prozesse zu etablieren. Trotz volatiler Rechtslage lässt sich vieles durch vertragliche Regelungen und Best Practice beim Umgang mit Daten lösen.

Integration in bestehende Systeme

Die Cloud-Integration kann sich manchmal anfühlen wie das Zusammenfügen von Puzzleteilen aus verschiedenen Schachteln. Dabei ist das Zusammenspiel zwischen Ihren bestehenden Standard- und Fachanwendungen mit der gewählten Cloud-Lösungen essentiell für den Erfolg. Um eine reibungslose Integration zu gewährleisten, ist es wichtig, die Kompatibilität der Cloud-Lösungen mit Ihren vorhandenen Systemen sorgfältig zu prüfen bzw. frühzeitig eine klare Vorstellung von nötigen Schnittstellen zu entwickeln.

Latenz und Leistung

Niemand mag Warteräume, erst recht nicht in der digitalen Welt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Cloud-Lösungen schnelle Reaktionszeiten und eine gute Leistung bieten, um die Effizienz aufrechtzuerhalten und Mitarbeiter sowie Kunden Frustration zu ersparen. Der Anbieter der Cloud-Lösungen sollte idealerweise über Serverinfrastruktur in Europa oder Deutschland verfügen. Damit lassen sich auch eventuelle Datenschutzbedenken minimieren.

Internes Know-how und Schulung

Wie bei jeder neuen IT-Anwendung im Unternehmen erfordert der Einsatz einer Cloud-Anwendung, das eigene Team im Umgang mit der Cloud-Lösungen fortzubilden, um das volle Potenzial zu nutzen. Dies muss systematisch vorbereitet und im Zuge des Rollouts begleitet werden. Auch im Fall von Weiterentwicklung der Software oder der Einführung neuer Module muss der Schulungsbedarf berücksichtigt werden.

Datenmigration und -verwaltung

Datenmigration kann sich wie ein Umzug anfühlen – es gibt viel zu organisieren und es kann leicht etwas schiefgehen. Unternehmen sollten einen genauen Plan für die Datenmigration und -verwaltung erstellen, um den Umstieg in die Cloud reibungslos zu gestalten. Auch hier sollte ein besonderes Augenmerk auf die Backup-Strategie gelegt werden.

Das Budget im Blick behalten

Eine durchdachte Kostenplanung und -überwachung bei der Einführung und Nutzung von Cloud-Lösungen ist entscheidend, um böse Überraschungen zu vermeiden. Bei der Festlegung auf einen Anbieter gilt es, technologische Sackgassen zu vermeiden, um eventuellen Preissteigerungen nicht alternativlos ausgesetzt zu sein.

Cloud-Anwendungen mit IT-Dienstleister oder in Eigenregie umsetzen?

Erfahrungsreichtum und Know-how

Ein versierter IT-Dienstleister bringt wertvolles Wissen und erprobte Erfahrung mit, die bei der Implementierung von Cloud-Lösungen Gold wert sein können. Es ist wie bei einem Chefkoch – wer schon oft den Löffel geschwungen hat, weiß genau, welcher Handgriff vonnöten ist. Das eigene IT-Team mag dies durch Neugier und Leidenschaft wettmachen, doch sollte man sich darauf einstellen, dass der Weg möglicherweise holprig verlaufen könnte.

Maßgeschneiderte Lösungen

Das hauseigene Team genießt indes Heimvorteil, wenn es um die Kenntnis der firmeneigenen Systeme und Bedürfnisse von Kundschaft und Mitarbeitern geht. Individuelle Anpassungen gestalten sich oftmals flinker und unkomplizierter. IT-Dienstleister hingegen können durch ihren weitreichenderen Überblick auch oftmals passgenaue Lösungen für die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens erschaffen.

Sicherheit und Datenschutz

Ein IT-Dienstleister verfügt in aller Regel über diverse Ressourcen, um auf dem neuesten Stand der Sicherheitstechnologien zu bleiben. Er kann gewährleisten, dass Ihre Daten optimal geschützt sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen – ein wertvolles Sicherheitsnetz.

Vorteile und Risiken bei einer In-House-Umsetzung durch Ihr IT-Team

Entschließt man sich dazu, Cloud-Lösungen mithilfe der eigenen IT-Abteilung zu realisieren, mag dies prinzipiell mehr Kontrolle und Anpassungsfähigkeit ermöglichen. Allerdings könnten fehlende Routine und Ressourcen auch zu Sicherheitslöchern und unvorhergesehenen Hindernissen bei der Implementierung führen. Vieles hängt von der Erfahrung und Leistungskraft der hauseigenen IT-Abteilung ab. Nicht zuletzt spielen die Kosten eine entscheidende Rolle, wobei eine möglichst umfassende Betrachtung auch der Folgekosten von großer Bedeutung ist.

Was bringt ein IT-Dienstleister?

Kosteneffizienz und Skalierbarkeit 

Ein erfahrenes EDV-Systemhaus kann Ihnen als persönlicher Berater dabei helfen, Ihre Deplyment optimal zu konfigurieren und letztlich Kosten zu sparen. Mit einem EDV-Dienstleister an Ihrer Seite sind Sie zudem ohne  große Einarbeitungszeit in der Lage, auf veränderte Anforderungen zu reagieren. Dies können unternehmerische, rechtliche oder – idealerweise – Skalierungserfordernisse sein, denn im besten Fall vereetzt Sie die neue Software in die Lage, Ihr Geschäft schnell auszuweiten.

Rechtliche Verantwortlichkeit

Ein seriöses EDV-Systemhaus bringt üblicherweise auch die juristische Kompetenzen mit, denn es ist gerade im schnellleigen IT-Rechtsumfeld unerlässlich, immer auf dem neuesten Stand der Gesetzeslage zu sein. Eine spezialisierte Firm muss schon im Rahmen ihres Geschäftsmodells dafür sorgen, dass die angebotenen Cloud-Lösungen alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Schon allein dieser Aspekt mag Ihnen als IT-Verantwortlichem später viel Stress und Kopfzerbrechen ersparen.

Innovationskraft als Wettbewerbsvorteil

Durch die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister profitieren Sie von dessen Expertise und Innovationskraft, wodurch Ihr Unternehmen am Puls der Zeit bleibt und sich im besten Fall einen deutlichen Wettbewerbsvorteil sichert.

Wie finde ich den passenden IT-Partner?

Erfahrung und Zertifizierungen

Nehmen Sie sich gründlich Zeit und recherchieren Sie, welches in Betracht kommende EDV-Systemhaus über einschlägige Erfahrungen mit der Einführung von Cloudlösungen verfügt. Insbesondere Zertifizierungen von renommierten Cloud-Anbietern wie Microsoft, Google oder Amazon sind ein guter Indikator für Kompetenz und Qualität. So können Sie sicherstellen, dass das IT-Systemhaus hält, was seine Werbung verspricht.

Kundenbewertungen und Referenzen

Auch Rezensionen können sehr gute Anhaltspunkte geben, ob Sie es mit Schaumschlägern oder Profis zu tun haben. Achten Sie bei Ihrer Recherche auf die Meinungen anderer Kunden und suchen Sie insbesondere nach vergleichbaren Projekten bei Unternehmen ähnlicher Größe, um einen möglichst realistischen Eindruck zu bekommen.

Ist das EDV-Haus in Ihrer Branche zuhause?

Keiner weiß es besser als Sie: Die vielen Programme und Apps, die in Ihrem Unternehmen den Alltag erleichtern, sind organisch gewachsen und nur schwer unter einen Hut zu bringen. Ein IT-Dienstleister, der Ihre Branche wie die eigene Westentasche kennt, kann mutmaßlich besser auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens eingehen und maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, die Ihrem Geschäft einen Mehrwert bieten, als ein selbsternannter Hans Dampf in allen Gassen. Er kennt Ihr Marktumfeld und ist idealerweise mit den Tools und Software-Stacks vertraut, die für eine State-of-the-Art-Lösung in genau Ihrer Nische erforderlich sind.

Support und Wartung

Auch nach dem Roll-out benötigen Sie eine zuverlässige Betreuung, um kein böses Erwachen zu erleben. Auch wenn es anstrengend ist: Überprüfen Sie ganz genau, welche Support- und Wartungsleistungen das IT-Systemhaus anbietet. Es ist wichtig, dass man Ihnen nicht nur vor und während der Implementierung der Cloud-Lösung zur Seite steht, sondern vor allem auch im Nachhinein bei Problemen zeitnah hilft und Ihre Systeme auf dem neuesten Stand hält. Geheim-Tipp: Feste Ansprechpartner sind hierbei von großem Vorteil und die sollten Sie sich möglichst vertraglich zusichern lassen.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Manche EDV-Systemhäuser verschleiern ihre Kostenstruktur gern in nebulösen Begriffen und diffusen Pauschalen.  Kein Wunder, denn die hohe Komplexität einer solchen Dienstleistung macht es für Sie als Abnehmer schwer, den Überblick zu behalten und die Bepreisung der Teildienstleistungen nachzuvollziehen. Bestehen Sie deshalb vor Vertragsschluss auf einer transparenten Aufschlüsselung der Einzelposten , um eine informierte Entscheidung zu treffen. Für das eine oder andere IT-Systemhaus oder eben doch für eine gut geplante In-House-Lösung.

Fazit

IT-Dienstleister bringen Erfahrung, Know-how und Ressourcen mit, die dazu beitragen können, die Cloud-Implementierung effizient, sicher und rechtlich konform durchzuführen. Sie können in der Regel maßgeschneiderte Lösungen anbieten, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind und einen echten Wettbewerbsvorteil ermöglichen.

Das eigene IT-Team hat hingegen ein tieferes Verständnis für die internen Prozesse und Anforderungen des Unternehmens. Dies kann zu individuellen Lösungen und größerer Flexibilität beitragen. Allerdings können fehlende Erfahrung und Ressourcen auch zu Sicherheitslücken und Implementierungsproblemen führen.

Der Entscheidung zwischen einem professionellen IT-Systemhaus und der Implementierung durch das eigene IT-Team muss daher vor allem eine eingehende Analyse der Rahmenbedingungen vorausgehen.

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